Con el propósito de descentralizar las reuniones del Comité Operativo de Emergencia y realizarlas también en otras comunas de la provincia es que la Gobernación Provincial de Osorno, decidió tras conversaciones con dirigentes vecinales que distintos servicios públicos relacionados con catástrofes y emergencias se trasladaran hasta el sector Las Cascadas y sostuvieran reuniones con los vecinos de la zona.
Fue así como hasta la biblioteca municipal de la escuela de dicho sector llegaron Sernageomin, Onemi, Armada de Chile, Carabineros, PDI, Saesa y Conaf, entre otros organismos, quienes expusieron y resolvieron las dudas de los asistentes.
Al respecto, el gobernador de Osorno Gustavo Salvo, manifestó que «es importante tomar las medidas antes de que ocurran las tragedias, el post si no ha habido una preparación adecuada e informada y trabajada con la población podría ser además de tardía, nefasta. Es por eso que es muy relevante que los organismos públicos y privados que intervienen en las emergencias estén capacitados y con una adecuada coordinación con las organizaciones territoriales».
En la oportunidad, también se refirió el geólogo y jefe (s) de la oficina técnica de Puerto Varas del Sernageomin, David Quiroz, quien manifestó que son este tipo de reuniones las que deben realizar ellos como autoridades en localidades que están sujetas a algún tipo de peligro natural, en este caso el peligro volcánico.
«En esta reunión se dieron a conocer algunos aspectos técnicos de lo que es la vulcanología y los peligros volcánicos a través de un video donde se aprecia lo que implica la coordinación del conocimiento científico con la transmisión de ese conocimiento a la comunidad y la coordinación de planes de emergencia con las autoridades para cuidar y preservar la salud de las personas», explicó Quiroz.
Por su parte,  Claudia Cordero, representante de la Onemi, expresó que «lo principal es el compromiso de las autoridades con la comunidad, el Gobernador está trabajando con las comunas que es justamente lo que quiere hacer la Onemi y ellas se sienten respaldadas por las autoridades».
Cordero realizó también un llamado a la ciudadanía a informarse a través de las redes sociales, pues los datos que se entregan son inmediatos. 
Quien también estuvo presente en dicha actividad fue Conaf. Alejandro Escobar, director provincial del organismo, sostuvo que quedó muy conforme con el encuentro ya que se dio a conocer todo lo relacionado con los planes de acción para prevenir los incendios forestales.
«Nos estamos preparando para la temporada estival con dos brigadas, una en la cumbre de 18 personas y otra en el sector de Anticura en el parque Nacional Puyehue con 10 personas. Tenemos además un helicóptero contratado y reforzamos nuestra central de operaciones en Osorno con un sistema de radio-comunicaciones que nos permite conectarnos con otros servicios como el MOP y  la Gobernación de manera más rápida».
Un organismo, que si bien es un ente privado y que fue invitado por el gobernador es la empresa eléctrica Saesa, quien también tiene un plan en caso de emergencias. Según manifestó Ricardo Zamora, gerente zonal, «entre otras cosas, nosotros nos constituimos como planes cuadrantes en las distintas localidades con gente que tiene funciones y responsabilidades definidas ante una emergencia. Además, el call center redobla las líneas de atención con más teléfonos de emergencia y redes sociales que son muy masivas hoy en día, como así también el funcionamiento de la páginawww.saesa.cl».
Finalmente, una de las asistentes beneficiadas con este encuentro fue Alejandra Guerra, guía turística del sector Las Cascadas y quien sostuvo que «nosotros necesitamos educar a los turistas en caso de que el volcán haga erupción, tenemos claro que no podemos usar carreteras porque hay posibilidad que se agrieten. En temas relacionados con el lago, cuáles son los lugares habilitados para los Kayak, canoas y botes inflables, porque es sabido que el lago tiene mucha corriente», sostuvo agregando que este tipo de reuniones se deben continuar realizando para mejorar las condiciones de dicha zona y así atraer más a los turistas a la comuna de Puerto Octay.
Tanto el gobernador como la encargada de emergencias de la Gobernación Eliana Hernández concluyeron con que también se acordó que dentro de las próximas semanas se efectuará una nueva reunión en esta comunidad donde ojalá todos los vecinos puedan participar, iniciativa que también será replicada en las demás comunas de la provincia.